مهام وواجبات شعبة شؤون الطلبة

 

الهيكل التنظيمي لشعبة شؤون الطلبة

 

مهام وواجبات شعبة شؤون الطلبة

       1. الأشراف والمتابعة على وحدات التسجيل والوثائق والشهادات.

       2. وضع خطط والية العمل في الشعبة من حيث تنفيذ وبرمجة الأعمال التي تنفذ في الوحدات.

       3. الأشراف المباشر على لجنة أستقبال الطلبة وتحضير كافة مستلزمات تسجيل الطلبة الجدد من حيث

           اعداد ملفات الطلبة وصيغة أختيارات الطلبه للاقسام العلمية.

       4. توزيع الطلبة على الاقسام العلمية اعتمادا على مجموع الطالب وأختيارات الطالب وخطة القبول للقسم  

           بالتنسيق مع المسؤول المباشر وآصدار امر اداري لتوزيع الطلبة بعد تكملة تسجيل الطلبة.

       5. آصدار الأوامر الادارية لأنتقال الطلبة من الكلية وأليها, تعديل ترشيح الطلبة, تأجيل الطلبة, الراسبين,

           المرقنة قيودهم, الطلبة المستضافين, ذوي الشهداء.

       6. متابعة الطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم مع الاقسام العلمية من خلال مطابقة

           السجلات الموجودة في الشعبة مع قوائم الاقسام العلمية.

       7. أصدار الأوامر الادارية للطلبة الناجحين والمكملين والراسبين للاقسام العلمية.

       8. أصدار الأوامر الادارية للطلبة المشمولين بالعبور وحسب القوائم الواردة من الاقسام العلمية.

       9. اصدار الاوامر الادارية للطلبة الخريجين للاقسام العلمية.

       10. ارسال قوائم الطلبة الخريجين الى نقابة المهندسين.

       11. تدقيق صحة صدور وثائق الطلبة الجدد المقبولين بأعداد قوائم بأسماء الطلبة مع وثائقهم ليتم تدقيقها في

             الوزارة.

       12. مسك ملفات الطلبة المقبولين ، انتقال الطلبه ، تأجيل الطلبة ، الراسبين ، المرقنة قيودهم ، الطلبة

             المستضافين ، الطلبة العابرين.

       13. مفاتحة الدوائر المختلفة للامور المتعلقة بالطلبة.

       14. التنسيق مع مقرر مجلس الكلية حول مصادقات مجلس الكلية على الطلبة المشولين بالتأجيل والراسبين.

       15. عمل كتب شكر وتقدير الممنوحة للطلبة وحفظها فى ملفات الطلبة.

       16. ادخال البيانات المتعلقة بالطلبة المزورين على نظام الحاسبة.

 

مهام وواجبات وحدة التسجيل

       1. الأشراف ومتابعة الاعمال التي تقع على عاتق الوحدة.

       2. وضع خطط لعمل الوحدة وتحديث الايجابي منها وتطويرها وتغيير السلبي منها نحوالأفضل.

       3. استقبال الطلبة الجدد وتوعيتهم وتوجيههم على آلية ملىء استمارات القبول واختيارالاقسام العلمية حسب

           مجاميعهم ورغباتهم.

       4. تسجيل الطلبة الجدد من خلال ملئهم لاستمارات القبول وتدقيق وثائق الاعدادية للطلبةالمقبولين من حيث

           تطابق مجموعهم فى امر القبول مع ما موجود فى الوثائق.

       5. عمل هويات للطلبة الجدد المسجلين بعد اصدار امر توزيعهم على الاقسام العلمية.

       6. عمل سجلات للطلبة الجدد المسجلين بعد توزيعهم على الاقسام العلمية وتحديثها بشكلكامل.

       7. مطابقة اسماء الطلبة فى السجلات الموجودة فى الوحدة مع قوائم اسماء الطلبة في الاقسام العلمية ولكافة

           المراحل بشكل مستمر للتعرف على التغيرات التي تحدث من خلال تأجيل الطلبة لدراستهم ورسوب

           الطلبة بالغياب وانسحاب الطلبة.

       8. حفظ كافة الاوامر والكتب ونتائج الطلبة المتعلقة بالطلبة فى الملفة الخاصة لكل طالب.

       9. تزويد الطلبة المستمرين بكتاب تأييد استمرارهم في الكلية معنونة الى الدوائر بناءا على طلب الطالب.

       10. اعداد احصائيات بشكل دورى للطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم من خلال

             السجلات المعدة للطلبة المستمرين والمؤجلين والراسبين والمرقنة قيودهم ‏ولكل قسم علمي.

       11. حفظ ملفات الطلبة المستمرين وحسب المراحل في فايل كابينات خاص ولكل قسم علمي مرتبة حسب

             اسمائهم فى القوائم.

       12. تحضير وثائق الاعدادية للطلبة المسجلين من ملفات الطلبة وعمل قوائم بأسمائهم للتأكد من صحة

             صدور هذه الوثائق من خلال تدقيقها في الوزارة , وتشخيص الطلبة المزورين.

 

مهام وواجبات وحدة الوثائق والشهادات

       1. الأشراف ومتابعة الاعمال التي تقع على عاتق الوحدة.

       2. وضع الخطط وبرامج على ماهية انجاز الاعمال في الوحدة وتحديث الخطط والبرامج بشكل مستمر

           وتطوير الايجابي منها وتغيير السلبي منها.

       3. تنظيم سجلات خاصة للطلبة الخريجين ولكافة الاقسام العلمية وبواقع سجل خاص لكل قسم علمي.

       4. مسك سجلات الصادرة لكتب التأييد الممنوحة للطلبة الخريجين وبواقع سجل خاص لكل قسم علمي.

       5. حفظ الوثائق والشهادات المنجزة للطلبة الخريجين ( النسخة الثانية الاصلية) فى ملف خاص لكل قسم

           علمي.

       6. حفظ ملفات الطلبة الخريجين وحسب سنوات التخرج في فايل كابينات خاص لكل قسم علمي.

       7. انجاز كتب صحة صدور الوثائق والتأييدات الممنوحة للطلبة والواردة من الوزارات والدوائر كافة ضمن

           السياقات المعمول بها ضمن هيئة التعليم التقني وضمن سقف زمني محدد لا يتجاوز اليومان مع ارسال

           تقرير شهري في نهاية الشهر عن كتب صحة الصدور المنجزة.

       8. تزويد الطلبة الخريجين بوثائق تخرج بدون درجات وباللغتين العربية والانكليزية بالاضافة الى تزويدهم

           بكتب تأييد معنونة الى الدوائر المعنية.

       9. تزويد الطلبة الخريجين بوثائق التخرج بالدرجات وباللغتين العربية والانكليزية بالاضافة الى تزويدهم

           بشهادات جدارية باللغة العربية.

       10. تصديق وثائق الطلبة الخريجين فى وزارة الخارجية.

       11. عمل احصائيات عن عدد الوثائق المنجزه في كل شهر وتحديد نسبة الانجاز لكل شهر نسبة للوثائق

             الكلية المنجزة.

       12. حفظ وثائق الطلبة الخريجين بالدرجات المنجزة في اقراص خاصة لكل قسم علمي وحسب السنوات.